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ERP實施的項目管理(上)
作者：佚名 日期：2002-3-20 字體：[大] [中] [小]
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對ERP項目所有方面的計劃、組織、管理和監(jiān)控,是為了達到項目實施后的預(yù)期成果和目標而采取內(nèi)部和外部的持續(xù)性的工作程序。這是對時間、成本,以及產(chǎn)品、服務(wù)細節(jié)的需求相互間可能發(fā)生矛盾進行平衡的基本原則。
以下是結(jié)合實施ERP項目的實際經(jīng)驗,介紹ERP項目管理的主要內(nèi)容、工具和方法。
一、典型的項目管理循環(huán)
一個完整的ERP項目通常包括三大階段:需求分析、系統(tǒng)選型和系統(tǒng)實施;在系統(tǒng)實施階段又可細分為實施計劃、業(yè)務(wù)模擬測試、系統(tǒng)開發(fā)確認、系統(tǒng)轉(zhuǎn)換運行、運行后評估五個主要步驟。項目管理圍繞整個ERP項目的全過程,對項目的立項授權(quán)、需求分析、軟硬件的評估選擇,以及系統(tǒng)的實施進行全面的管理和控制。一個典型的ERP項目管理循環(huán)通常包括:項目開始、項目選型、項目計劃、項目執(zhí)行、項目評估及更新和項目完成六項主要內(nèi)容。圖1反映了ERP項目的實施階段和項目管理循環(huán)之間的關(guān)系。
1. 項目開始
項目開始階段主要針對ERP項目的需求、范圍和可行性進行分析,制定項目的總體安排計劃,并以"項目合同"的方式由企業(yè)與ERP項目咨詢公司確定項目責任和授權(quán)。在項目開始階段進行的項目管理主要包括以下內(nèi)容:
·需求評估 對企業(yè)的整體需求和期望作出分析和評估,并據(jù)此明確ERP項目成果的期望和目標。
·項目范圍定義 在明確企業(yè)期望和需求的基礎(chǔ)上,定義ERP項目的整體范圍。
·可行性分析 根據(jù)項目的期望和目標以及預(yù)計項目的實施范圍,對企業(yè)自身的人力資源、技術(shù)支持等方面作出評估,明確需要為配合項目而采取的措施和投資的資源。
·項目總體安排 對項目的時間、進度、人員等作出總體安排,制定ERP項目的總體計劃。
·項目授權(quán) 由企業(yè)與ERP項目咨詢公司簽訂ERP項目合同,明確雙方職責,并由企業(yè)根據(jù)項目的需要對咨詢公司進行項目管理的授權(quán)。
2. 項目選型
在明確了項目的期望和需求后,系統(tǒng)選擇階段的主要工作就是為企業(yè)選擇合適的軟件系統(tǒng)和硬件平臺。系統(tǒng)選型的一般過程為:
·篩選候選供應(yīng)商 項目咨詢公司根據(jù)企業(yè)的期望和需求,綜合分析評估可能的候選軟硬件供應(yīng)商的產(chǎn)品,篩選出若干家重點候選對象。
·候選系統(tǒng)演示 重點候選對象根據(jù)企業(yè)的具體需求,向企業(yè)的管理層和相關(guān)業(yè)務(wù)部門作針對性的系統(tǒng)演示。
·系統(tǒng)評估和選型 項目咨詢公司根據(jù)演示結(jié)果對重點候選對象的優(yōu)勢和劣勢作出詳細分析,向企業(yè)提供參考意見;企業(yè)結(jié)合演示的結(jié)果和咨詢公司的參考意見,確定初步選型,在經(jīng)過商務(wù)談判等工作后,最終決定入選系統(tǒng)。
在項目選型階段的主要項目管理工作是進行系統(tǒng)選擇的風險控制,包括:正確全面評估系統(tǒng)功能,合理匹配系統(tǒng)功能和自身需求,綜合評價供應(yīng)商的產(chǎn)品功能和價格、技術(shù)支持能力等因素,以及避免在系統(tǒng)選型過程中可能出現(xiàn)的賄賂舞弊等行為。
3. 項目計劃
項目計劃階段是ERP項目進入系統(tǒng)實施的啟動階段,主要進行的工作包括:確定詳細的項目實施范圍、定義遞交的工作成果、評估實施過程中主要的風險、制定項目實施的時間計劃、成本和預(yù)算計劃、人力資源計劃等。
·確定詳細的項目范圍 對企業(yè)進行業(yè)務(wù)調(diào)查和需求訪談,了解用戶的詳細需求,據(jù)此制定系統(tǒng)定義備忘錄,明確用戶的現(xiàn)狀、具體的需求和系統(tǒng)實施的詳細范圍。
·定義遞交的工作成果 企業(yè)與實施咨詢公司討論確定系統(tǒng)實施過程中和實施結(jié)束時需要遞交的工作成果,包括相關(guān)的實施文檔和最終上線運行的系統(tǒng)。
·評估實施的主要風險 由實施咨詢公司結(jié)合企業(yè)的實際情況對實施系統(tǒng)進行風險評估,對預(yù)計的主要風險采取相應(yīng)的措施來加以預(yù)防和控制。
·制定項目的時間計劃 在確定詳細的項目范圍、定義遞交的工作成果和明確預(yù)計的主要風險的基礎(chǔ)上,根據(jù)系統(tǒng)實施的總體計劃,編制詳細的實施時間安排。
·制定成本和預(yù)算計劃 根據(jù)項目總體的成本和預(yù)算計劃,結(jié)合實施時間安排,編制具體的系統(tǒng)成本和預(yù)算控制計劃。
·制定人力資源計劃 確定實施過程中的人員安排,包括具體的實施咨詢公司的咨詢?nèi)藛T和企業(yè)方面的關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員;對用戶方面參與實施的關(guān)鍵人員,需要對其日常工作作出安排,以確保對實施項目的時間投入。
4. 項目執(zhí)行
項目執(zhí)行階段是實施過程中歷時最長的一個階段,貫穿ERP項目的業(yè)務(wù)模擬測試、系統(tǒng)開發(fā)確認和系統(tǒng)轉(zhuǎn)換運行三個步驟中。實施的成敗與該階段項目管理進行的好壞休戚相關(guān)。在項目執(zhí)行階段進行的項目管理的主要內(nèi)容包括:
·實施計劃的執(zhí)行 根據(jù)預(yù)定的實施計劃開展日常工作,及時解決實施過程中出現(xiàn)的各種人力資源、部門協(xié)調(diào)、人員溝通、技術(shù)支持等問題。
·時間和成本的控制 根據(jù)實施的實際進度控制項目的時間和成本,并與計劃進行比較,及時對超出時間或成本計劃的情況采取措施。
·實施文檔 對實施過程進行全面的文檔記錄和管理,對重要的文檔需要報送項目實施領(lǐng)導委員會和所有相關(guān)的實施人員。
·項目進度匯報 以項目進度報告的形式定期向?qū)嵤╉椖康乃腥藛T通報項目實施的進展情況、已經(jīng)開展的工作和需要進一步解決的問題。
·項目例會 定期召開由企業(yè)的項目領(lǐng)導、各業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導以及實施咨詢?nèi)藛T參加的項目實施例會,協(xié)調(diào)解決實施過程中出現(xiàn)的各種問題。
·會議紀要 對所有的項目例會和專題討論會等編寫出會議紀要,對會議作出的各項決定或討論的結(jié)果進行文檔記錄,并分發(fā)給與會者和有關(guān)的項目實施人員。（施能自）